Objectives: Patient safety events (PSEs) are unwanted or unexpected events that occur during medical care. High cognitive loads and frequent interruptions make emergency departments (EDs) uniquely error prone environments. Yet, frontline clinicians rarely report PSEs using incident reporting systems. The incidence, severity, and preventability of PSEs thus remain poorly understood, and contributing factors are understudied. We sought to understand ED staff beliefs and perceptions about their PSE reporting system and what features they believe are important in such a system.
Methods: We conducted a qualitative study among healthcare providers working in the ED and departmental leadership. We recruited participants via email and held a series of interviews, focus groups, and participatory workshops. We iteratively analyzed the data using the constant comparative method and used thematic analysis to establish themes.
Results: 50 participants attended at least one focus group, interview, or workshop. Participants perceived that PSE reporting through formal channels in the ED was challenging. Clinicians had an inherent desire to report PSEs and do so through numerous informal channels, yet underreported in formal reporting systems. The current PSE reporting system did not meet frontline staff needs and was viewed as ineffective in improving care quality and safety. We identified three key features for an improved PSE reporting system: (1) clear definitions; (2) transparency; and (3) simplicity.
Conclusions: In this study, we have identified ideal features for PSE reporting processes to meet the needs of both frontline staff and departmental leadership based on perceptions of current PSE reporting practices. Improved PSE reporting processes have the potential to increase PSE reporting in the ED overall, increasing the availability of information about PSEs to support quality improvement and improve patient safety.
RéSUMé: OBJECTIFS: Les événements liés à la sécurité des patients (ESP) sont des événements non désirés ou inattendus qui se produisent pendant les soins médicaux. La charge cognitive élevée et les interruptions fréquentes font des services d'urgence des environnements particulièrement propices aux erreurs. Pourtant, les cliniciens de première ligne signalent rarement les ESP à l'aide des systèmes de déclaration des incidents. L'incidence, la gravité et le caractère évitable des ESP restent donc mal compris, et les facteurs contributifs sont peu étudiés. Nous avons cherché à comprendre les croyances et les perceptions du personnel des services d'urgence à l'égard de leur système de déclaration des ESP et les caractéristiques qu'ils jugent importantes dans un tel système. MéTHODES: Nous avons mené une étude qualitative auprès des prestataires de soins de santé travaillant aux urgences et de la direction du service. Nous avons recruté des participants par courrier électronique et organisé une série d'entretiens, de groupes de discussion et d'ateliers participatifs. Nous avons analysé les données de manière itérative en utilisant la méthode comparative constante et avons utilisé l'analyse thématique pour établir des thèmes. RéSULTATS: 50 participants ont assisté à au moins un groupe de discussion, une entrevue ou un atelier. Les participants estiment qu'il est difficile de rendre compte de l'ESP par les voies officielles au sein de l'urgence. Les cliniciens avaient un désir inhérent de signaler les ESP et le faisaient par de nombreuses voies informelles, mais ils étaient sous-déclarés dans les systèmes de déclaration officiels. Le système actuel de déclaration des ESP ne répondait pas aux besoins du personnel de première ligne et était considéré comme inefficace pour améliorer la qualité et la sécurité des soins. Nous avons identifié trois caractéristiques clés pour un système amélioré de rapports sur les ESP : (1) des définitions claires ; (2) la transparence ; et (3) la simplicité. CONCLUSIONS: Dans cette étude, nous avons identifié les caractéristiques idéales des processus de déclaration des ESP afin de répondre aux besoins du personnel de première ligne et de la direction du département, en fonction des perceptions des pratiques actuelles de déclaration des ESP. L'amélioration des processus de déclaration des ESP a le potentiel d'accroître la déclaration des ESP dans les urgences en général, augmentant ainsi la disponibilité des informations sur les ESP pour soutenir l'amélioration de la qualité et améliorer la sécurité des patients.
Keywords: Emergency department; Patient safety; Quality improvement.
© 2022. The Author(s).