Paperless registration during survey enumerations and large oral cholera mass vaccination in Zanzibar, the United Republic of Tanzania

Bull World Health Organ. 2010 Jul 1;88(7):556-9. doi: 10.2471/BLT.09.070334.

Abstract

Problem: Field trials require extensive data preparation and complex logistics. The use of personal digital assistants (PDAs) can bypass many of the traditional steps that are necessary in a paper-based data entry system.

Approach: We programmed, designed and supervised the use of PDAs for a large survey enumeration and mass vaccination campaign.

Local setting: The project was implemented in Zanzibar in the United Republic of Tanzania. Zanzibar is composed of two main islands, Unguja and Pemba, where outbreaks of cholera have been reported since the 1970s.

Relevant changes: PDAs allowed us to digitize information at the initial point of contact with the respondents. Immediate response by the system in case of error helped ensure the quality and reliability of the data. PDAs provided quick data summaries that allowed subsequent research activities to be implemented in a timely fashion.

Lessons learnt: Portability, immediate recording and linking of information enhanced structure data collection in our study. PDAs could be more useful than paper-based systems for data collection in the field, especially in impoverished settings in developing countries.

المشكلة: تتطلب الدراسات الميدانية الإعداد المكثف للمعطيات والإمدادات المعقدة. ويمكن باستخدام الحواسيب اليدوية الشخصية تجاوز الكثير من الخطوات التقليدية الضرورية في نظام إدخال المعطيات الورقي.

الأسلوب: قام الباحثون ببرمجة وتصميم الحواسيب اليدوية الشخصية والإشراف عليها في حملة ضخمة للإعداد وللتطعيم الجموعي.

الموقع المحلي: نفذ الباحثون المشروع في زنجبار، جمهورية تنزانيا المتحدة، وتتألف زنجبار من جزيرتين رئيسيتين هما أونغوجا وبيمبا، ويتم الإبلاغ عن الكوليرا فيهما منذ السبعينات.

التغيرات ذات الصلة: لقد مكن استخدام الحواسيب اليدوية الشخصية من رَقْمَنَة المعلومات في النقطة الأساسية للتواصل مع المستجيبين للدراسة. وقد ساعدت الاستجابة الفورية التي أبداها النظام عند حدوث خطأ ما على ضمان جودة وموثوقية المعطيات. وتزود الحواسيب اليدوية الشخصية الباحثين بمعلومات سريعة سمحت لهم بإجراء أنشطة بحثية تالية وتنفيذها في الوقت المناسب.

الدروس المستفادة: لقد أدى كل من إمكانية حمل الحواسيب اليدوية الشخصية، والتسجيل الفوري وربط المعلومات إلى تعزيز بنية تجميع المعطيات في الدراسة. ويمكن للحواسيب اليدوية الشخصية أن تقدم المزيد من الفوائد أكثر مما تقدمه النظم الورقية في التجميع الميداني للمعطيات، ولاسيما في المواقع التي تعاني من الفقر في البلدان النامية.

Problématique: Les essais sur le terrain exigent des opérations de préparation des données de grande ampleur et une logistique complexe. L'utilisation d'assistants numériques personnels (PDA ou organiseurs) peut court-circuiter nombre des étapes qu'impose traditionnellement un système de saisie des données sur support papier.

Démarche: Nous avons programmé, pensé et supervisé l'utilisation de PDA pour un dénombrement de grande ampleur dans le cadre d'une enquête et pour une campagne de vaccination de masse.

Contexte local: Le projet a été mis en œuvre au Zanzibar, en République Unie de Tanzanie. Zanzibar se compose de deux iles principales, Unguja et Pemba, dans lesquelles des flambées de choléra sont notifiées depuis les années 1970.

Modifications pertinentes: Les PDA nous ont permis de numériser l'information au point initial de contact avec les personnes interrogées. Une réponse immédiate du système en cas d'erreur a contribué à garantir la qualité et la fiabilité des données. Les PDA ont fourni des synthèses rapides des données permettant de mettre en œuvre sans délai des activités de recherche faisant suite aux premières.

Enseignements tirés: La portabilité, l'enregistrement immédiat et la mise en relation des informations a permis de mieux structurer la collecte des données dans notre étude. Les PDA pourraient être plus utiles que les systèmes à support papier pour la collecte des données sur le terrain, notamment dans les zones pauvres des pays en développement.

Problema: Los ensayos sobre el terreno exigen una amplia preparación de los datos y una logística compleja. Los asistentes personales digitales (PDA) permiten sortear muchas de las medidas tradicionales que requieren los métodos de anotación de datos en papel.

Enfoque: Procedimos a programar, diseñar y supervisar el uso de PDA para el trabajo de enumeración de una gran encuesta y la posterior campaña de vacunación masiva.

Contexto local: El proyecto se llevó a cabo en Zanzíbar, en la República Unida de Tanzanía. El territorio de Zanzíbar se reparte fundamentalmente en dos islas, Unguja y Pemba, en las que se vienen notificando brotes de cólera desde los años setenta.

Cambios destacables: Los PDA nos permitieron digitalizar la información en el punto inicial de contacto con los encuestados. La respuesta inmediata del sistema en caso de error nos ayudó a reunir datos de mayor calidad y fiabilidad. Los PDA generaban resúmenes rápidos de los datos que permitían emprender nuevas actividades de investigación en el momento oportuno.

Enseñanzas extraídas: La transportabilidad, la inmediatez del registro y la vinculación de la información mejoraron la recopilación de datos estructurados en nuestro estudio. Los PDA pueden ser más útiles que los sistemas basados en papel para reunir datos sobre el terreno, especialmente en los entornos empobrecidos de los países en desarrollo.

Publication types

  • Research Support, Non-U.S. Gov't

MeSH terms

  • Cholera Vaccines / administration & dosage*
  • Computer Security
  • Computers, Handheld*
  • Humans
  • Mass Vaccination / organization & administration*
  • Medical Records Systems, Computerized*
  • Tanzania

Substances

  • Cholera Vaccines