Background: The training of new employees is crucial for effective interaction and commitment to the company.
Objective: Development and evaluation of a structured induction into the process flows of a university outpatient clinic.
Material and methods: We developed and tested a two-stage model for getting to know staff, premises, nursing and medical process flows, and learning examination techniques: Participants went through all stages of an outpatient clinic visit as fictitious patients and subsequently evaluated learning success by self-assessment of general (process-related) and specific (examination-related) competencies in writing and in a feedback interview.
Results: In this study, 11 residents, 8 operating room nursing staff, and 6 students underwent the training program. The self-assessed level of competence before and after the run-through as well as the extent of the increase in competence varied depending on the stage and professional group. Residents and students experienced a specific increase in general competences (both 98%; nursing personnel 64%). Specific competence gains for residents were particularly evident in becoming familiar with important process-related interfaces between the occupational groups, in software and examination techniques, and in improved orientation in the outpatient clinic (competence gain at 83% of stages). Operating room nursing staff benefited most from improved communication with staff.
Conclusion: An increase in general competence can be achieved by a structured training with little time expenditure for different professional groups and facilitates, especially the start for new residents. For maximum specific competence gain, an outpatient clinic run tailored to the employee's field of activity seems desirable.
Zusammenfassung: HINTERGRUND: Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen ist entscheidend für eine effektive Zusammenarbeit und Bindung.
Ziel der arbeit: Entwicklung und Evaluation einer strukturierten Einarbeitung in die Prozessabläufe der Hochschulambulanz.
Material und methoden: Wir entwickelten ein Modell zum Kennenlernen der Mitarbeiter:innen, Räumlichkeiten, Prozessabläufe und Untersuchungen: Teilnehmer:innen durchliefen als fiktive Patient:innen alle Stationen eines Ambulanzbesuchs. Es folgte die Selbsteinschätzung allgemeiner, ablaufbezogener und spezifischer, untersuchungsbezogener Kompetenzen.
Ergebnisse: Es durchliefen 11 Ärzt:innen in Weiterbildung, 8 Operationspflegekräfte und 6 Studierende das Modell. Das Kompetenzlevel und der Kompetenzzugewinn variierten je nach Station und Berufsgruppe. Vor allem erlebten Ärzt:innen und Studierende eine allgemeine Kompetenzsteigerung (je 98 %; Operationspflegekräfte 64 %). Spezifische Kompetenzzugewinne der Ärzt:innen zeigten sich beim Kennenlernen prozessbezogener Schnittstellen, bei Software und Untersuchungstechniken und der Orientierung in der Ambulanz (Kompetenzsteigerung an 83 % der Stationen). Die Operationspflege profitierte von einer verbesserten Kommunikation mit Mitarbeiter:innen (Kompetenzsteigerung an 33 % der Stationen).
Schlussfolgerung: Eine allgemeine Kompetenzsteigerung kann durch ein strukturiertes Einarbeitungskonzept bei allen Berufsgruppen, besonders bei neuen Ärzt:innen, erreicht werden. Ein je nach Wirkungsfeld adaptierter Ambulanzdurchlauf erscheint für einen maximalen Kompetenzzugewinn empfehlenswert.
Keywords: Competence acquisition; Human resource management; Induction; Outpatient clinic; Staff; Training.
© 2023. The Author(s).