Background: Some population-based recruitment methods, such as registries and databases, have been used to increase enrolment in clinical trials by identifying eligible participants based on baseline characteristics; however; these methods have not been tested in surgical trials, in which accrual occurs before surgery. We evaluated the use of population-based electronic databases to identify patients who potentially could be accrued to the Simultaneous Resection of Colorectal Cancer with Synchronous Liver Metastases (RESECT) trial and compared it to the traditional methods used to accrue patients (e.g., multidisciplinary rounds, letters to community surgeons) for that same trial during the same period.
Methods: An electronic database (ePath) was interrogated every 2 weeks for patients diagnosed with colorectal cancer from Feb. 1, 2017, to Mar. 30, 2019. A radiologic image database (OneView) was reviewed to identify those with liver metastases (level 1 screening). Reports were interrogated to identify potentially eligible patients for the RESECT trial (level 2 screening). A hepatobiliary surgeon reviewed radiology images to identify eligible patients for the trial (level 3 screening). The primary outcome was patient eligibility for the ongoing RESECT trial.
Results: The population-based method identified 90 (11.2%) of 803 patients diagnosed with colorectal cancer over the study period. Among the 90 patients, level 2 screening identified 60 (67%) potentially eligible patients for the RESECT trial. Of the 90 patients, 18 (20%) were eligible after radiographic image review (level 3 screening). Traditional accrual methods identified 38 patients with liver metastases, 27 (71%) of whom were identified as potentially eligible on level 2 screening, and 14 (37%) of whom were deemed to be eligible on level 3 screening. Twenty-six patients were identified by both methods. Twelve patients were identified by population-based methods alone, and 8 patients by traditional methods alone. Six eligible patients were identified by both methods. Baseline characteristics were similar between the 2 groups.
Conclusion: A population-based electronic database method of patient accrual was able to identify eligible participants for the RESECT trial. However, optimal accrual likely requires the use of traditional methods as well.
Contexte:: Certaines méthodes de recrutement populationnelles, comme l’utilisation de registres et de bases de données, ont permis d’augmenter le nombre d’inscriptions aux essais cliniques en recensant des participants admissibles en fonction de certaines caractéristiques de base. Ces méthodes n’ont toutefois pas été éprouvées pour des essais chirurgicaux, pour lesquels l’inscription se produit avant la chirurgie. Nous avons évalué l’utilisation de bases de données électroniques populationnelles pour identifier des patients qui pourraient être admissibles à l’essai de résection simultanée du cancer colorectal avec métastases hépatiques synchrones (RESECT) et nous avons comparé cette approche aux méthodes conventionnelles utilisées pour recruter les patients (p. ex., tournées multidisciplinaires, lettres aux chirurgiens du milieu communautaire), pour le même essai et au cours de la même période.
Méthodes:: Du 1er février 2017 au 30 mars 2019, une base de données électronique (ePath) a été interrogée toutes les 2 semaines pour repérer les patients avec un diagnostic de cancer colorectal. Une base de données d’images radiologiques (OneView) a ensuite été analysée pour repérer ceux atteints de métastases hépatiques (sélection de niveau 1). Des rapports ont été consultés pour identifier les patients potentiellement admissibles à l’essai RESECT (sélection de niveau 2). Un chirurgien hépatobiliaire a examiné les images de radiologie pour déterminer l’admissibilité des patients à l’essai (sélection de niveau 3). L’issue primaire était l’admissibilité des patients à l’essai RESECT en cours.
Résultats:: Avec la méthode populationnelle, 90 patients (11,2 %) ont été repérés dans un bassin de 803 patients ayant reçu un diagnostic de cancer colorectal pendant la période de l’étude. Parmi ceux-ci, 60 patients (67 %) potentiellement admissibles à l’essai RESECT ont été identifiés par la sélection de niveau 2. Des 90 patients initiaux, 18 (20 %) étaient admissibles après l’examen des images radiographiques (sélection de niveau 3). Les méthodes de recrutement conventionnelles ont identifié 38 patients atteints de métastases hépatiques, parmi lesquels 27 patients (71 %) ont été identifiés comme étant potentiellement admissibles par la sélection de niveau 2. L’admissibilité de 14 patients (37 %) a été déterminée par la sélection de niveau 3. Au total, 26 patients ont été identifiés par les 2 méthodes : 12 par les méthodes populationnelles seulement, 8 par les méthodes conventionnelles seulement, et 6 par les 2 méthodes. Les caractéristiques de base étaient semblables parmi les 2 groupes.
Conclusion:: Une méthode de recrutement des patients utilisant une base de données électronique populationnelle a été en mesure d’identifier les participants admissibles à un essai RESECT. Cependant, l’utilisation de méthodes conventionnelles est également nécessaire pour un recrutement optimal.
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