Background: Delays in the start of morning operations cause a loss of expensive OR capacity as well as frustration and potential conflicts among the different professions involved. There are a lot of reasons which can lead to delayed anesthesia ready time (ART). This is the first large multicenter study to identify incidence, extent and reasons of delay in ART.
Methods: First case delays in ART were studied in all regular ORs in 36 hospitals of different sizes (smaller community hospitals, larger community hospitals and university hospitals) over a period of 2 weeks. We analyzed the results comparing the 3 hospital types regarding incidence, extent and reasons for delay.
Results: A total of 3628 first of day cases were included in the study. Incidences of delayed ART (delay >5 min) ranged from 26.5% in university hospitals to 40.8% in larger community hospitals. However, university hospitals had higher incidences than smaller community hospitals of delays greater than 15 and 30 min. The main reasons for delays were prolonged induction of anesthesia, patient in-hospital logistics and delayed patient arrival at the hospitals. The highest mean delay of delayed cases was found in university hospitals with 21.7 min ± 14.7 min (SD).
Conclusions: Delays in anesthesia ready time have a high prevalence in most hospitals, however the reasons for delay are manifold, making interventions to reduce delay complex.
Zusammenfassung: HINTERGRUND: Verzögerungen im morgendlichen OP-Beginn führen zu einem Verlust teurer OP-Kapazität und verursachen Frustration und Konflikte zwischen den Berufsgruppen. Es gibt viele Gründe, die zu einer Verzögerung der anästhesiologischen Freigabe (ART) führen können. Dies ist die erste größere multizentrische Studie die Inzidenzen, Dauer und Verzögerungsgründe bei verzögerten Freigaben analysiert.
Material und methoden: Es wurde eine 2‑wöchige prospektive Datenerhebung der Prozesszeiten in allen Regel-OP-Sälen von 36 Krankenhäusern verschiedener Größe und akademischem Status durchgeführt (Universitätskliniken, größere nicht-universitäre Krankenhäuser (≥500 Betten) und kleinere nicht-universitäre Krankenhäuser (<500 Betten)). Freigaben, die mehr als 5 min nach der geplanten Zeit erfolgten, wurden als verzögert gewertet. Inzidenz, Dauer und Gründe für Verzögerungen der anästhesiologischen Freigabezeit wurden nach Versorgungstyp des Krankenhauses getrennt analysiert.
Ergebnisse: Insgesamt 3628 erste Fälle des Tages wurden in die Studie eingeschlossen. Verzögerungen der anästhesiologischen Freigabe >5 min traten mit einer Inzidenz von 26,5 % in den Universitätskliniken, 28,9 % in den kleineren nicht-universitären Krankenhäusern und 40,8 % in den größeren nicht-universitären Krankenhäusern auf. Bei Verzögerungen >15 min und >30 min hatten die größeren nicht-universitären Krankenhäuser die höchsten Verzögerungsinzidenzen (18,3 %, resp. 7,0 %); die Universitätskliniken (13,6 % resp. 5,9 %) lagen ebenfalls etwas höher als die kleinen Krankenhäuser (11,9 % resp. 2,5 %). Die Hauptursache für Verzögerungen war eine längere Dauer der Anästhesieeinleitung als die Planzeit, was in 23,4 % aller Fälle in den größeren nicht-universitären Krankenhäusern auftrat. Innerklinische Logistikprobleme und die verspätete Ankunft der Patienten im Krankenhaus waren mit 4,7 % und 3,3 % der Fälle die am zweit-, bzw. dritthäufigsten genannten Verzögerungsursachen in den größeren nicht-universitären Krankenhäusern. Die größten durchschnittlichen Verzögerungen traten mit 21,7 ± 14,7 min in den Universitätskliniken auf.
Fazit: Verzögerungen der anästhesiologischen Freigabe treten in den meisten Krankenhäusern mit einer hohen Inzidenz auf. Eine längere Anästhesieeinleitung als die Planzeit ist für ca. die Hälfte der Verzögerungen verantwortlich – der Rest wird durch andere, meist organisatorische Gründe, Transportprobleme, die nicht-zeitgerechte Anwesenheit des Patienten oder des medizinischen Personals bedingt. Es finden sich somit zahlreiche unterschiedliche Ursachen für Verzögerungen, so dass Interventionen zur Verbesserung differenziert ausgestaltet sein müssen. Die routinemäßige Dokumentation von Verzögerungen und Verzögerungsursachen zur Identifikation klinikspezifischer Probleme erscheint in jedem Fall geboten. Perspektivisch sollten verbesserte, IT-basierte Planungsprozesse ein relevantes Optimierungspotential ermöglichen.
Keywords: Anesthesia ready time; Case delay; Economics; Operating room efficiency; Operating room management.